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Apprendre à utiliser les outils numériques

Cette page est créée pour vous aider, prestataires d’activités touristiques, à utiliser les outils numériques afin de valoriser vos offres en matière de communication grâce aux outils disponibles sur internet ou mis à disposition par l’Office de Tourisme. Transformer une affiche portrait en paysage pour que votre manifestation ajoutée via Décibelles Data s’affiche correctement sur les sites, comment bien référencer ses offres sur Décibelles Data mais aussi… POURQUOI DÉCIBELLES DATA ?

Apprendre à connaître les outils en ligne

Présentation

Pourquoi utiliser Décibelles Data et à quoi ça sert ?

  • 1 seule base de données pour alimenter tous les sites, à l’échelle régionale
  • Faciliter l’uniformisation, la mise à jour et la diffusion de vos informations : remplir une fois ses données pour la totalité des sites connectés à la plateforme
  • Une forme d’indépendance : plus besoin de contacter son OT, sa mairie ou autres organismes pour mettre à jour toutes ses données. Décibelles Data vous donne accès via un extranet pro à vos offres, leur modification et l’ajout de nouvelles offres. Il est très pratique de pouvoir accéder à ses données et décider quand vous le souhaitez d’ajouter une nouvelles photo ou changer votre adresse email de contact.
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présentation de la plateforme
  • 1 seule base de données, ça veut dire quoi ?

    Une banque d’information stockée numériquement que des contributeurs alimentent et autorisent à diffuser sur des supports numériques ou imprimés par l’intermédiaire de flux. De ce fait, si l’auteur d’un site web à destination de la Bourgogne Franche-Comté souhaite puiser les informations utiles à son site, il demande l’accès aux flux.

    Par exemple, les sites de la mairie d’Autun et de la CCGAM puisent leurs données pour alimenter la partie agenda de leur site, ou l’Office de Tourisme du Grand Autunois Morvan pour l’intégralité de son site.

  • Comment cela fonctionne t-il ?

    Les offres sont organisées par bordereaux rassemblant des catégories similaires.

    Afin d’organiser la diffusion des données sur les sites, il est important de comprendre que des bordereaux sectionnent les offres par thématiques : activités sportives et culturelles ≠ fêtes et manifestations ≠ sites et lieux de visites ≠ produits du terroir ≠ commerces et services ≠ organismes et entreprises.

    Certes, nous ne les interprétons pas tous de la même manière, mais un choix et une organisation a dû être mise en place pour uniformiser la communication de tous les sites en même temps, sur des thématiques communes.

    Exemple : Les sites, les agendas font remonter les offres classifiées en fêtes et manifestations.

  • Pourquoi fonctionner ainsi ?

    Si Pierre a ajouté son événement dans les activités, Paul en fêtes et manifestations et Jacques dans les sites et lieux de visites parce que sa fête a lieu dans un château, alors l’utilisateur ne se repère plus sur le site puisque les manifestations se retrouvent éparpillées et perdues à travers les sites. Les bordereaux permettent de filtrer par catégorie d’offres.

     

    Au-delà des bordereaux, nous avons à l’intérieur des offres des onglets différenciant des catégories d’information (description / contacts / dates / informations administratives, etc.). Ces onglets étant sectionnés en rubriques contenant des champs.

    Ces champs, rubriques et onglets, permettent de filtrer des types d’offres en fonction de leur thème, période de validité, tarifs, etc. C’est pourquoi il est important de référencer ses offres au maximum. Si elles correspondent à la thématique des pages filtrées, alors elle seront visible. Si l’information n’est pas indexée, elle ne figurera pas sur la page, ou dans les recherches par filtres des internautes.

  • À quels bordereaux puis-je avoir accès ?
    • Activités sportives et culturelles
    • Artisanat
    • Commerces et services
    • Fêtes et Manifestations
    • Hébergements collectifs
    • Hotellerie
    • Hôtellerie de plein air
    • Organismes et entreprises
    • Produits du terroir
    • Restauration
    • Sites et lieux de visites

    À noter : aucun de ces bordereaux ne vous permet d’ajouter une offre pour un meublé de tourisme ou une chambre d’hôte. Pour ajouter une offre dans le bordereau prévu à cet effet (hébergement locatif) faîtes d’abord votre demande de n° de Siret et effectuez votre déclaration en mairie puis contactez numerique@autun-tourisme.com pour ajouter votre offre.

  • Pourquoi ne puis-je pas ajouter une nouvelle offre d'hébergement locatif ?

    Vous ne pouvez pas ajouter votre gîte, chambre d’hôtes ou meublé de tourisme par vous-même car nous avons besoin de votre déclaration en mairie ainsi que du récépissé de la mairie afin de pouvoir ajouter votre nouvel hébergement.

  • Comment obtenir un extranet pro ?

    Tout d’abord, vous devez avoir une offre à proposer : un gîte, une chambre d’hôte, un commerce, une activité, etc.

    Pour un gîte ou une chambre d’hôtes, vous devez faire votre déclaration en mairie et l’envoyer par email à l’Office de Tourisme en précisant :

    • vos tarifs
    • vos périodes d’ouverture sur l’année en cours,
    • le nom et l’adresse exacte de l’établissement
    • un email et un téléphone publique + vos coordonnées à utiliser en interne avec l’OT si vous souhaitez qu’ils soient différents

     

    Pour les événements : utilisez le formulaire et envoyez un email à l’Office de Tourisme pour demander l’ouverture d’un extranet pro en précisant l’adresse email que vous souhaitez utiliser pour gérer votre extranet pro.

     

    Pour les autres prestataires de services,  envoyez un email à l’Office de Tourisme avec les informations suivantes :

    • type et/ou thème de la prestation
    • coordonnées publiques et privées si elles sont différentes
    • périodes et horaires d’ouverture, nom de la prestation / entreprise
    • adresse exacte où est basée la prestation.

Tutos

Comment ajouter un événement si je n'ai pas d'extranet pro ?
Comment ajouter un événement si je n'ai pas d'extranet pro ?
DECIBELLES DATA Comment annoncer ma manifestation quand je n'ai pas encore d'extranet pro ? MAJ 2024
Les instructions :
  • RDV sur le site de l’OT
  • cliquez sur « visitez et bougez », puis « tout l’agenda »
  • descendez la page jusqu’à la section « annoncez vos événements »
  • cliquez sur « le formulaire »
  • entrez vos données tel que cela est indiqué dans l’audio de la vidéo
  • cliquez sur « valider »
  • si vous souhaitez un extranet pro, faites la demande à numerique@autun-tourisme.com

Les impératifs :

  • remplir tous les champs avec une * rouge
  • 1 photo en format paysage
  • crédit photo obligatoirement NOM + Prénom de la personne ayant pris la photo ou fait le visuel
Comment ajouter un événement si j'ai un extranet pro ?
Comment ajouter un événement si j'ai un extranet pro ?
Comment ajouter une manifestation si j'ai déjà un extranet pro ?
Les instructions :
  • RDV sur l’extranet pro
  • connectez-vous / cliquez sur 1ère connexion si mot de passe oublié
  • cliquez sur « ajouter une offre » ou allez chercher une ancienne offre dans « mes offres »
  • entrez vos informations ou modifiez les infos de votre ancienne manifestation (vérifiez si les CGU sont bien signées pour les anciennes offres)
  • cliquez sur « enregistrer et quitter » pour envoyer votre offre en validation

Les impératifs :

  • remplir tous les champs avec une * rouge
  • vérifier si la position géographique sur la cartographie est bonne
  • bien répéter les dates dans « dates de la manifestation » ET dans « dates en texte libre »
  • utilisez le mode calendrier pour la récurrence
  • ajoutez vos tarifs, même si gratuit
  • coordonnées de contact : bien sélectionner réservation directe
  • 1 photo en format paysage
  • crédit photo obligatoire (NOM + Prénom de la personne ayant pris la photo ou fait le visuel)
  • bien renseigner les informations dans « qui contacter » à l’aide du « + »
Comment utiliser le mode calendrier ? Extranet Pro
Comment utiliser le mode calendrier ? Extranet Pro
comment utiliser le mode calendrier ? extranet pro Décibelles Data
Les instructions :

Quand vous arrivez à l’onglet « caractéristiques » (de votre manifestation)

  • cliquez sur le bouton « mode calendrier »
  • cliquez n’importe où
  • sélectionnez la date de début de la récurrence et l’heure de début de la manifestation, puis, sélectionnez la même date pour la date de fin et changez l’heure de fin
  • dans « récurrence », cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner votre récurrence : quotidien / hebdo / mensuel / annuel
  • vous pouvez ajouter des semaines si cela a lieu toutes les 2, 3, 4, semaines plutôt que toutes les semaines
  • cochez le ou les jours de la récurrence
  • choisissez la date de fin de récurrence en cochant « le » dans la section « jusqu’à »
RESTAURANTS : Comment valoriser mon établissement ?
RESTAURANTS : Comment valoriser mon établissement ?
RESTAURANTS - Comment bien indexer mon offre ?
Les instructions :
  • RDV sur l’extranet pro
  • connectez-vous / cliquez sur 1ère connexion si mot de passe oublié
  • cliquez sur « mes offres »
  • cliquez sur la fiche de votre restaurant
  • modifiez les infos en suivant les instructions expliquées dans la vidéo
  • cliquez sur « enregistrer et quitter » pour envoyer votre offre en validation

Les impératifs :

  • remplir tous les champs avec un titre rouge
  • vérifier si la position géographique sur la cartographie est bonne
  • bien répéter les dates inscrites dans « ouverture accueil » ET dans « ouverture/fermeture en texte libre »
  • renseignez vos tarifs : menu du jour / menu adulte / menu enfant
  • coordonnées de contact : bien sélectionner réservation directe
  • 1 photo minimum (de préférence en paysage)
  • crédit photo obligatoire = NOM + Prénom de la personne ayant fait le visuel ou pris la photo
  • renseignez l’onglet « qui contacter » à l’aide du « + »
TOUS LES BORDEREAUX SAUF FÊTES ET MANIFESTATIONS : Comment mettre à jour votre offre ?
TOUS LES BORDEREAUX SAUF FÊTES ET MANIFESTATIONS : Comment mettre à jour votre offre ?
Comment mettre à jour mon offre sur Décibelles Data ?
Les instructions :
  • RDV sur l’extranet pro
  • connectez-vous / cliquez sur 1ère connexion si mot de passe oublié
  • cliquez sur « mes offres »
  • cliquez sur la fiche de votre établissement
  • modifiez les infos en suivant les instructions expliquées dans la vidéo
  • cliquez sur « enregistrer et quitter » pour envoyer votre offre en validation

Les impératifs :

  • repasser sur chaque onglet pour vérifier si toutes les rubriques ou champs écrits en rouge sont remplis
  • modifiez les dates et horaires d’ouverture aussi bien dans « ouverture d’accueil » que dans « ouverture/fermeture en texte libre »
  • bien modifier l’année de validité pour l’année en cours
  • vérifiez et modifiez les tarifs s’il ne correspondent plus à vos services
  • vérifiez et modifiez les coordonnées de contact s’ils ont changé et bien sélectionner « réservation directe »
  • rafraichir votre offre en ajoutant de nouvelles photos si possible, vous pouvez maintenant choisir la saison des offres, ce qui permettra aux sites web de se mettre aux couleurs de la saison en cours
  • crédit photo obligatoire = NOM + Prénom de la personne ayant pris la photo
TOUS LES BORDEREAUX : Comment bien indexer ses dates et horaires d'ouverture ?
TOUS LES BORDEREAUX : Comment bien indexer ses dates et horaires d'ouverture ?
Quels sont les champs prévus pour les dates et horaires d'ouverture ?
Les instructions :
  • RDV sur l’extranet pro
  • connectez-vous / cliquez sur 1ère connexion si mot de passe oublié
  • cliquez sur « mes offres »
  • cliquez sur la fiche de votre établissement / manifestation
  • cliquez sur « coordonnées et accueil »
  • remplir les rubriques « ouverture accueil » ET « ouverture/fermeture en texte libre » en n’oubliant pas l’année de validité
  • cliquez sur « enregistrer et quitter » pour envoyer votre offre en validation

Les impératifs :

  • au moins une période d’ouverture pour chacune des rubriques
  • ajoutez différentes périodes d’ouverture dans la rubrique « ouverture accueil » si vos horaires varient au fil de l’année
  • n’ajoutez qu’une seule occurrence par année : toutes les périodes d’ouverture et fermeture en format « texte libre » doivent être indexées dans le même champ
HÉRBERGEURS : Explications des liens iCALs
HÉRBERGEURS : Explications des liens iCALs
Décibelles Data - Explications des liens iCALs
Les instructions :
  • RDV sur l’extranet pro
  • connectez-vous / cliquez sur 1ère connexion si mot de passe oublié
  • cliquez sur « mes offres »
  • cliquez sur la fiche de votre établissement
  • cliquez sur  » MES DISPOS ET CAPACITÉ » + « AJOUTER UNE LIGNE »
  • ajoutez autant de ligne que votre offre est présente sur les plateformes de réservation
  • copier/coller les liens ICALs dans les lignes
  • bien modifier la capacité totale en fonction de votre type d’établissement
  • cliquez sur « enregistrer et quitter » pour envoyer votre offre en validation

Les impératifs :

  • bien récupérer son lien ICALs sur la plateforme
  • coller le lien dans la ligne et enregistrer sa fiche
EXTRANET PRO : Créer un widget
EXTRANET PRO : Créer un widget
DECIBELLES DATA - EXTRANET PRO : Créer un widget
Les instructions :

RDV sur l’extranet pro
connectez-vous / cliquez sur 1ère connexion si mot de passe oublié
dans votre menu, cliquez sur « concevoir un widget »
cliquez sur « ajouter un widget »
ajoutez et sélectionnez votre offre, puis entrez les critères de votre choix
cliquez sur « configuration »
nommez votre widget et paramétrez le selon vos envies
cliquez sur « Enregistrer »

Retrouvez votre widget dans le listing

À suivre :

  • comment fonctionne l’extranet pro ? Présentation

Présentation

Utiliser Canva pour mes communications : créer ses affiches, poster des visuels sur les réseaux sociaux, faire des storys, des reels, des brochures, des présentations, etc.

Une multitude de propositions est à faire sur Canva pour vous faciliter la réalisation de vos outils de communication.

Tutos

Comment créer un compte Canva ?

(vidéo sans son)

Pour créer un compte gratuit, vous devez :

Avant tout chose, vous devez posséder une adresse email ou un compte Facebook ou un compte Google afin de créer votre identifiant et recevoir le code de confirmation de l’adresse email.

  • tapez « Canva » dans Google
  • cliquez sur « s’inscrire gratuitement »
  • choisissez une manière de vous connecter (compte Facebook , compte Google, via une adresse email) un nom de compte et un mot de passe
  • validez
  • allez récupérer votre code de confirmation sur votre boîte email
  • Terminé !

Comment transformer en 3 MINUTES une affiche format portrait en paysage ?

(vidéo sans son)

Pour transformer un visuel dans un autre format avec Canva :

 

  • ouvrez votre visuel
  • cliquez sur « redimensionner »
  • écrivez vos dimensions
  • cliquez sur COPIER ET REDIMENSIONNER afin de conserver votre ancien visuel + créer un nouveau fichier sur lequel vous pouvez retravailler votre visuel dans le nouveau format
  • déplacez vos éléments afin de réoccuper l’espace à votre convenance
  • exportez votre visuel en cliquant sur « partager », choisissez votre format (.jpg / .png / .pdf / etc.) et téléchargez

A noter que cette fonction qui vous aide à redimensionner tout en créant une copie de votre projet n’est disponible qu’avec une version payante.
Avec la version gratuite, vous pouvez ouvrir un nouveau projet aux dimensions paysage, copiez vos éléments du projet portrait puis collez sur le nouveau projet paysage. Repositionnez à votre convenance, et voilà ! Tout aussi rapide, même si moins pratique.

Comment créer une affiche à partir de rien ?
Comment créer une affiche à partir de rien ?
CANVA - Comment créer une affiche à partir de rien ?
Pour créer un visuel avec Canva :
  • connectez-vous à votre compte Canva
  • cliquez sur « créer un nouveau design »
  • écrivez vos dimensions, cliquez sur créer
  • aidez-vous des onglets dans la bande noire sur le côté comme indiqué dans la vidéo et développez votre créativité
  • regardez la vidéo suivante pour savoir comment exporter votre visuel
  • conseil : notez le crédit (votre nom / prénom) dans le nom de votre visuel pour que vos présents ou futures collègues connaissent le crédit pour son utilisation
Comment créer une affiche à partir de rien ?
Comment créer une affiche à partir de rien ?
CANVA - Comment télécharger sa création ?
Pour télécharger un visuel avec Canva :
  • rendez-vous sur votre visuel en cliquant dessus depuis votre accueil Canva
  • cliquez sur « PARTAGER »
  • cliquez sur « TÉLÉCHARGER »
  • choisissez votre type de fichier : JPG, PNG, PDF (JPG ou PNGpour Décibelles Data)
  • cliquer sur « TÉLÉCHARGER »
Comment créer une affiche à partir d'un modèle ?
Comment créer une affiche à partir d'un modèle ?
CANVA - Comment créer un visuel à partir d'un modèle ?
Pour créer un visuel avec Canva à partir d'un modèle :
  • connectez-vous à votre compte Canva
  • cliquez sur « créer un nouveau design »
  • écrivez vos dimensions, cliquez sur créer
  • aidez-vous des onglets dans la bande noire sur le côté comme indiqué dans la vidéo et développez votre créativité
  • recherchez dans la playslist la vidéo correspondante si vous ne savez pas comment exporter votre visuel
  • conseil : notez le crédit (votre nom / prénom) dans le nom de votre visuel pour que vos présents ou futures collègues connaissent le crédit pour son utilisation

Présentation

Les réseaux sociaux sont des outils que l’on commence à bien connaître maintenant. On peut dire qu’aujourd’hui, une entreprise passe automatiquement par les réseaux sociaux pour communiquer sur ses produits et services et c’est même l’un de ses principaux canaux de communication. Cela devient donc un passage obligatoire pour toute activité commerciale, associative, de vie publique et politique afin de se faire une place dans la concurrence.

Les réseaux sociaux ont pour but de diffuser de l’information et mettent à votre disposition différents outils facilement utilisables pour vous, et reconnaissables par l’utilisateur.

Ces outils ont eux même un but d’effet boule de neige dans la diffusion des contenus, comme le hashtag (#) ou encore le tag (@) et de provocation de l’interaction.

J’ai choisi les vidéos ci-jointes pour vous présenter sous des angles différents l’impact que peuvent avoir votre travail sur ce type de médiatisation pour votre entreprise

Les réseaux sociaux, un atout pour les entreprises
Les réseaux sociaux, un atout pour les entreprises
Les réseaux sociaux, un atout pour les entreprises
  • En bref, comment fonctionne une réseaux social ?

    Le fonctionnement d’un réseaux social repose sur un algorithme programmé ayant pour but de faire remonter les informations qui ont le plus de popularité en premier. Si vous me suivez toujours, vous aurez vite compris que c’est une course à la popularité. Mais finalement, n’est-ce pas généralement le but d’une entreprise, d’une personnalité publique où de toute organisation qui souhaite développer ses activités ?

  • Pourquoi être visible ?

    Popularité = intérêt. Intérêt = ventes. Ventes = plus d’argent. Plus d’argent, Développement.

    Les réseaux sociaux sont une manière disponible, que vous pouvez travailler afin de se faire une place dans l’algorithme et se rendre populaire :

    Contenu intéressant = vues. Vues = j’aime, commentaires, partages. J’aime, commentaires, partages = abonnement. Abonnements = popularité. Popularité = visibilité. Visibilité = autorité. Autorité = Intérêt. Intérêt= monétisation. Monétisation = plus d’argent. Plus d’argent, Développement.

    Développement, succès, richesse, pérenniser, durabilité !

  • Que retenir des vidéos ?

    Il ne s’agit pas vous identifier à ces chefs d’entreprises multinationales, ce qui n’est pas le cadre visé. Le reportage est intéressant sur les chiffres et les différentes utilisations de chaque réseau. Il peut être intéressant également d’identifier des personnalités qui peuvent marquer les esprits afin de profiter à la réputation de votre établissement.

    Exemple dans le cadre du tourisme avec un lieu de visite : on peut penser que depuis la visite de François Mitterrand à la Roche de Solutré, le lieu a depuis bénéficié d’une renommée bien plus importante qu’elle ne l’aurait été sans cette la médiatisation d’une personnalité populaire.

    La popularité se mesure par l’autorité. Une des stratégies consiste à inviter l’autorité d’autres comptes / personnalités vers son compte / établissement.

    La deuxième vidéo vise à comprendre pourquoi les réseaux sont devenus aussi importants avec le changement d’environnement de travail engendré par la crise sanitaire.

Réseaux sociaux : si important pour l'entreprise ??
Réseaux sociaux : si important pour l'entreprise ??
Réseaux sociaux : si important pour l'entreprise ??

Tutos

Les tutos sont en cours de construction. A venir :

  • comment créer une page Facebook ?
  • comment créer un post sur sa page Facebook ?
  • comment partager d’autres publications sur sa page Facebook ?
  • comment utiliser Instagram VS Facebook ?
  • comment et quoi poster sur Instagram ?
  • quels sont les outils à disposition et comment les utiliser ?

Si vous avez des besoins, vous pouvez me faire des suggestions à numerique@autun-tourisme.com

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